Data Privacy Policy for Umbrella Faces,
Umbrella Organisation U&O AG
Information concerning data processing by Umbrella Faces
1. Contact details of the responsible personnel and data protection officer
In the following chapters, the terms "we" and "Umbrella" refer to the umbrella organization U&O AG, based in Wetzikon, Switzerland.
Users who have questions, concerns or suggestions regarding this data protection notice should please contact their Travel Management contact personnel of the respective company or travel agency. If you do not agree with their information or answers, you can contact Umbrella directly (faces-support@umbrella.ch, +41 44 933 53 90).
2. Which personal data is processed?
Umbrella collects and processes the data of business travellers on behalf of its customers. Among others, the following personal data is processed:
• Name
• Address
• Date of birth
• Personnel number
• Travel documents (passport, visa)
• Telephone numbers
• Payment Information
• Seating or food requests
• Member programs, e.g. with airlines or hotel chains
Umbrella stores the information (logs) about the collection, modification and deletion of data.
3. Purposes of data processing
The purpose of Umbrella Faces is to ensure traveller profiles are correct and complete in all relevant systems. Umbrella uses interfaces to systems such as GDS, online booking engines, web applications, mid-office systems, hotel and train booking platforms or visa applications according to the client's specifications.
4. Transfer of data to third parties
Umbrella is committed to privacy according to the General Data Protection Regulation of the European Union.
Furthermore, Umbrella pledges not to disclose any data directly to third parties or to provide it in any other form, unless this is absolutely necessary in the course of the service provision agreed with the customer or if there is a legal obligation.
Who has access to data stored in Umbrella Faces?
People in the following functions have access to data stored in Umbrella Faces:
• appropriately trained project leaders and software developers responsible for the proper function and development of the platform.
• Travel agency staff, authorized by the owner of the data to use Umbrella Faces.
5. Planned data transmission to third countries
A transfer to third countries is currently not planned, otherwise the appropriate legal conditions will be created. In particular, you will be informed about the respective recipients or categories of recipients according to the legal requirements.
6. How long will your personal information be stored in Umbrella Faces?
We process and store your personal data for as long as needed to achieve the purpose. It should be noted that the storage time varies according to the purpose of the data processing. In addition, statutory storage requirements must be observed.
7. Affected rights
Right to information
You have the right to request, at any time, to obtain information from us about your personal data relevant within the scope of Article 15 of the GDPR. You can submit an application by post or e-mail to the addresses given above.
Right to correct incorrect data
You have the right to demand immediate correction of personal data concerning you if these are incorrect (GDPR Art. 16). Please contact the contact addresses mentioned above.
Right to deletion
You have the right to immediate deletion ("right to be forgotten") of your personal data in the presence of legal grounds under GDPR Art. 17. These exist, for example, if the personal data is no longer necessary for the purposes for which it were originally processed, or if you have revoked your consent and if there is no other legal basis for processing; the person concerned objects to the processing (and no overriding reasons for processing exist - this does not apply to objections to direct mail). In order to assert your right, please contact the contact addresses mentioned above.
Right to restriction of processing
You have the right to restrict processing if the conditions are met and in accordance with GDPR Art. 18. Accordingly, the restriction of processing may in particular be required if the processing is unlawful and the data subject rejects the deletion the personal data and instead requests a restriction on the use of the personal data or the data subject has filed an objection to the processing in accordance with GDPR Art. 21 (1), as long as it is not certain whether our legitimate reasons prevail over theirs. In order to assert your right, please contact the contact addresses mentioned above.
Right to data portability
You have a right to data portability according to GDPR Art. 20. You have the right to receive the data relating to you that you have provided to us in a standard, structured and machine-readable format and to transfer this data to a third party, such as another service provider. The prerequisite for this is that the processing is based on a consent or on a contract and is done using automated procedures. In order to assert your right, please contact the contact addresses mentioned above.
Right to object
You have the right at any time, for reasons arising from your particular situation, to file an objection pursuant to GDPR Art. 21 against the processing of personal data relating to you, including that based on, but not limited to, GDPR Art. 6 para. 1 subsection e or f. We will cease the processing of your personal information, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing is for the purpose of enforcing, pursuing or defending legal claims. In order to assert your right, please contact the above mentioned contact addresses.
Right to complain to a supervisory authority
If you believe that the processing of personal data relating to you by us is inadmissible, you have the right to complain to the supervisory authority responsible for us.
This Data Protection Notice supersedes all previous versions. Last update: January 2024
Contact address
Umbrella Organisation U + O AG
Binzstrasse 33
8620 Wetzikon
Switzerland
BIG Travel AB
Denna översättning till Svenska är enbart informationstext. Den Engelska texten är den som är juridiskt bindande.
Du måste acceptera denna integritetspolicy för att kunna använda Umbrella Faces.
Integritetspolicy för data i Umbrella Faces
Umbrella Organisation U&O AG
Information om databehandling av Umbrella Faces
1. Kontaktuppgifter till ansvarig personal och dataskyddsombud
I följande kapitel hänvisar termerna "vi" och "Umbrella" till Umbrella Organisation U&O AG, baserad i Wetzikon, Schweiz.
Användare som har frågor, funderingar eller förslag på detta dataskyddsmeddelande bör kontakta sin Travel Manager för respektive företag eller resebyrå. Om du inte samtycker till deras information eller svar kan du kontakta Umbrella direkt (support@umbrella.ch, +41 44 933 53 90).
2. Vilka personuppgifter behandlas?
Umbrella samlar in och behandlar affärsresenärers data på uppdrag av sina kunder. Bland annat behandlas följande personuppgifter:
• Namn
• Adress
• Födelsedatum
• Resehandlingar (pass, visum)
• Telefonnummer
• Betalningsinformation
• Sittplatser eller specialmatönskemål
• Medlemsprogram, t.ex. med flygbolag eller hotellkedjor (bonuskort)
Umbrella lagrar informationen (loggarna) om insamling, modifiering och radering av data.
3. Ändamål med databehandling
Syftet med Umbrella Faces är att säkerställa att resenärsprofilerna är korrekta och fullständiga i alla relevanta system. Umbrella använder gränssnitt till system som GDS, onlinebokningsmotorer, webbapplikationer, mid-office-system, hotell- och tågbokningsplattformar eller visumansökningar enligt kundens specifikationer.
4. Överföring av uppgifter till tredje part
Umbrella har förbundit sig till integritet, enligt Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning.
Dessutom lovar Umbrella att inte lämna ut några uppgifter direkt till tredje part eller att tillhandahålla dem i någon annan form, såvida detta inte är absolut nödvändigt i samband med det tjänsteutbud som överenskommits med kunden eller om det finns en rättslig skyldighet.
Vem har tillgång till data som lagras i Umbrella Faces?
Personer i följande funktioner har tillgång till data som lagras i Umbrella Faces:
• lämpligt utbildade projektledare och mjukvaruutvecklare som ansvarar för korrekt funktion och utveckling av plattformen.
• Resebyråpersonal, auktoriserad av ägaren av uppgifterna för att använda Umbrella Faces.
5. Planerad dataöverföring till tredjeland
En överföring till tredjeland planeras för närvarande inte, annars kommer lämpliga rättsliga villkor att skapas. I synnerhet kommer du att informeras om respektive mottagare eller kategorier av mottagare enligt de rättsliga kraven.
6. Hur länge kommer dina personuppgifter att lagras i Umbrella Faces?
Vi behandlar och lagrar dina personuppgifter så länge som det behövs för att uppnå syftet. Det bör noteras att lagringstiden varierar beroende på syftet med databehandlingen. Dessutom måste lagstadgade lagringskrav följas.
7. Berörda rättigheter
Rätt till information
Du har rätt att när som helst begära att få information från oss om dina personuppgifter som är relevanta inom ramen för artikel 15 i GDPR. Du kan skicka in en ansökan per post eller e-post till adresserna ovan.
Rätt att korrigera felaktiga uppgifter
Du har rätt att kräva omedelbar rättelse av personuppgifter om dig om dessa är felaktiga (GDPR Art. 16). Vänligen kontakta ovanstående kontaktadresser.
Rätt till borttagning
Du har rätt till omedelbar borttagning av dina personuppgifter i närvaro av rättsliga grunder enligt GDPR Art. 17. Dessa finns till exempel om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de ursprungligen behandlades, eller om du har återkallat ditt samtycke och om det inte finns någon annan rättslig grund för behandling; den berörda personen motsätter sig behandlingen (och det finns inga tvingande skäl för behandling - detta gäller inte invändningar mot direktreklam). För att hävda din rätt, vänligen kontakta de kontaktadresser som nämns ovan.
Rätt till begränsning av behandlingen
Du har rätt att begränsa behandlingen om villkoren är uppfyllda och i enlighet med GDPR Art. 18. Följaktligen kan begränsningen av behandlingen särskilt krävas om behandlingen är olaglig och den registrerade avvisar radering av personuppgifterna och istället begär en begränsning av användningen av personuppgifterna eller den registrerade har lämnat in en invändning mot behandlingen i enlighet med GDPR Art. 21 (1), så länge det inte är säkert om våra legitima skäl har företräde framför deras. För att hävda din rätt, vänligen kontakta de kontaktadresser som nämns ovan.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt till dataportabilitet enligt GDPR Art. 20. Du har rätt att få de uppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett standardformat, strukturerat och maskinläsbart format och att överföra dessa uppgifter till en tredje part, till exempel en annan tjänsteleverantör. Förutsättningen för detta är att behandlingen baseras på samtycke eller avtal och sker med hjälp av automatiserade procedurer. För att hävda din rätt, vänligen kontakta de kontaktadresser som nämns ovan.
Rätt att invända
Du har rätt att när som helst, av skäl som uppstår till följd av din specifika situation, lämna in en invändning enligt GDPR Art. 21 mot behandling av personuppgifter som rör dig, inklusive det baserat på, men inte begränsat till, GDPR Art. 6 para. 1 underavsnitt e eller f. Vi kommer att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter, såvida vi inte kan visa tvingande legitima skäl för behandling som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller behandlingen är i syfte att genomdriva, driva eller försvara rättsliga anspråk. För att hävda din rätt, vänligen kontakta ovan nämnda kontaktadresser.
Rätt att klaga till tillsynsmyndighet
Om du anser att den behandling av personuppgifter som vi har hand om
dig är otillåtlig har du rätt att klaga till den tillsynsmyndighet som ansvarar för oss.
Detta dataskyddsmeddelande ersätter alla tidigare versioner. Senaste uppdatering: november 2019
Kontaktadress
Umbrella Organization U + O AG
Binzstrasse 33
8620 Wetzikon
Schweiz